Cuánto cuesta una inasistencia, qué software de citas conviene a un consultorio y cómo configurar recordatorios por WhatsApp sin que te bloqueen.

Si buscas software para citas de consultorio, la respuesta corta es esta: para un consultorio individual basta una agenda en línea con recordatorios por WhatsApp, y eso puede costar desde unos cientos de pesos al mes. Un sistema propio como el de Kyloo parte desde $8,000 MXN antes de IVA, más $300 al mes, y se justifica cuando necesitas procesos que una app de suscripción no cubre.

Antes de comparar precios conviene medir lo que pierdes hoy. Casi ninguna página de venta lo hace, y es el número que decide si la herramienta se paga sola.

¿Cuánto cuesta una cita perdida al mes?

Tomemos un consultorio con 80 citas al mes y 20% de inasistencia. Son 16 citas perdidas. A $600 por consulta, $9,600 al mes que no entran. Es un cálculo ilustrativo, basado en el ejemplo de SMS Masivos; tu porcentaje y tu tarifa serán distintos.

Haz la cuenta con tus datos: citas agendadas, citas a las que no llegaron y precio promedio de consulta. Si el resultado es de unos pocos miles de pesos, cualquier herramienta de $300 al mes ya tiene sentido.

Con los números del ejemplo, recuperar solo 5 de las 16 citas perdidas equivale a $3,000 al mes. Es una estimación, no una promesa de resultado.

Por qué los pacientes faltan y qué sí reduce las inasistencias

La mayoría de las veces no es mala fe. Se les olvidó, cambió su turno de trabajo o no supieron cómo cancelar. Si cancelar implica llamar y nadie contesta, el paciente simplemente no llega.

Hay evidencia de que un recordatorio ayuda, aunque con cifras modestas. Un ensayo de fisioterapia con 679 pacientes registró 16% de inasistencia sin recordatorio por SMS y 11% con él, según lo cita Leadsales. No pude contrastarlo con el artículo original, así que tómalo como referencia.

Verás proveedores que prometen bajar las faltas entre 50% y 70%, como en este blog de Recordar. Son datos internos que no se pueden verificar. Yo esperaría una mejora real, pero menor.

Recordatorios por WhatsApp: cuántos, cuándo y con qué herramienta

En México el paciente lee WhatsApp, no el correo. Por eso el recordatorio por ahí funciona mejor que un SMS. La secuencia que más se recomienda es sencilla:

1Un mensaje 48 horas antes, con opción de confirmar o reagendar.
2Otro 24 horas antes.
3Opcional: uno la mañana de la cita, con dirección y cómo llegar.

Lo que no conviene es mandarlos a mano desde tu WhatsApp personal. Enviar mensajes repetidos sin automatizar tiene riesgo de bloqueo del número por envíos masivos, un problema que se ha documentado en consultorios dentales. Perder tu número de siempre es peor que perder una cita.

La vía correcta es la API oficial de WhatsApp. Si dudas entre eso y la app gratuita, lee WhatsApp Business o API de WhatsApp. Los costos por mensaje cambiaron, y los explicamos en cuánto cobra la API de WhatsApp desde octubre de 2026.

Un detalle al comparar: en algunas páginas de software, el recordatorio por WhatsApp es un complemento que se paga aparte. Pregunta si viene incluido antes de decidir por el precio base.

¿Reservar en línea conviene a un consultorio pequeño?

Depende de cómo llegan tus pacientes. Si casi todos son recomendados y te escriben por WhatsApp, un enlace de reserva puede estorbar al principio. Si pierdes mensajes fuera de horario o tu asistente pasa la mañana agendando, conviene.

Mi criterio: ofrece reserva en línea como una opción más, no como la única. Quien prefiera escribir, que escriba. Lo importante es que la cita caiga en una sola agenda y no en tres libretas.

Agenda en papel, app de suscripción o sistema propio: cuándo cada una

Casi todos los resultados de búsqueda mezclan consultorios individuales con clínicas, y las necesidades son distintas. Esta es mi lectura.

Agenda en papel o calendario gratuito: sirve si atiendes menos de 30 citas al mes y las gestionas tú. Si te basta, no gastes en nada más.
App de suscripción: es lo más razonable para un consultorio individual. A octubre de 2026, vi entradas desde $199 al mes (Consultorio.mx) y desde $3,490 MXN al año (Medora). Verifica precios y qué incluye cada plan antes de contratar.
Sistema propio: conviene con varios médicos, servicios con reglas distintas, o si quieres que la agenda hable con tu facturación, tu inventario o tu WhatsApp. Aquí una suscripción genérica se queda corta.

Si dudas de si tu caso ya requiere algo propio, te servirá 5 señales de que tu pyme necesita software propio.

Qué haría Kyloo en este caso

Nuestro paquete de Agenda de Citas parte desde $8,000 MXN antes de IVA, con entrega en 3 semanas y $300 al mes. El paciente reserva en línea servicio, persona y horario disponible, y recibe confirmación y recordatorios por correo o WhatsApp. Tú ves la agenda del día, el personal, los días de descanso y el historial de clientes.

No incluye expediente clínico. Si lo necesitas, se cotiza aparte tras una conversación. Dominio, licencias y costos de terceros, como los mensajes de WhatsApp, también se pagan por separado. Si quieres un asistente que agende conversando, eso entra en IA para WhatsApp, y si tu proceso es más particular, en software a la medida.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software de citas para consultorio?

Las apps de suscripción arrancan en cientos de pesos al mes, a octubre de 2026. Un sistema propio, como la Agenda de Citas de Kyloo, parte desde $8,000 MXN antes de IVA más $300 al mes.

¿Puedo mandar recordatorios desde mi WhatsApp personal?

Se puede, pero no conviene. Los envíos repetidos sin automatizar pueden provocar el bloqueo de tu número. Lo recomendable es usar la API oficial de WhatsApp.

¿Cuántos recordatorios debo enviar?

Dos bastan: uno 48 horas antes y otro 24 horas antes. Si quieres, agrega uno la mañana de la cita. Incluye siempre una forma fácil de confirmar o cancelar.

¿Cuánto reducen las inasistencias los recordatorios?

Un ensayo de fisioterapia con 679 pacientes pasó de 16% a 11% de inasistencia con recordatorio por SMS. Algunos proveedores prometen más, pero sus cifras no son verificables.

José Saldaña, cofundador de Kyloo.

Software para citas de consultorio médico: guía